Documentflow op auto-pilot dankzij ByondFiles

Habemo, gevestigd in As, is gespecialiseerd in projecten voor daken, gevels en zonwering. Met hun 45 specialisten is Habemo een gewaardeerde partner voor architecten, bouwbedrijven en adviesbureaus.

Voor hun projecten levert en plaatst Habemo industriële dakbekleding, industriële en decoratieve gevelbekleding en architecturale zonwering of schuifpanelen.

Onze dossiers zijn nu altijd op orde met een uniforme structuur. Dankzij die structuur en door de intuïtieviteit en snelheid van ByondFiles vindt iedereen altijd alles terug: documenten, werffoto’s, emails, nota’s, tekeningen, ...

Van lokaal en minder toegankelijk naar de cloud met ByondFiles

Het team bestaat uit calculators, tekenaars, projectleiders en monteurs. Sinds begin 2024 werd ByondFiles ingevoerd.

Bij Habemo werden voorheen alle documenten op een lokale server bewaard. Vandaag staan alle foto’s, emails eigen aan projecten, documenten, tekeningen en renders opeslagen in ByondFiles en is alles overal eenvoudig bereikbaar voor het team van Habemo.

Starten met ByondFiles, snel en eenvoudig

We spraken Timoty Oben, Bestuurder, die binnen Habemo de omschakeling voorbereidde. We vroegen hem hoe de opstart verliep. “Eigenlijk ging dit erg vlot. Het concept van ByondFiles werd tijdens een tweetal korte teamsessies voorgesteld en uitgelegd. Samen met ByondFiles werd een vragenlijst overlopen en werd snel duidelijk hoe we alles zouden instellen. We legden standaard dossiersjablonen vast voor onze projectdossiers en stelden nauwkeurig de toegangsrechten per map in (op deze manier krijgt iedere medewerker toegang tot wat hij/zij nodig heeft binnen zijn functie).

Intern hebben we dan via een zeer korte opleiding iedereen wegwijs gemaakt in de werking van het systeem. "ByondFiles is echt uiterst intuïtief waardoor iedereen onmiddellijk zijn weg vond". Enige wat ons dan nog te doen stond was een startdatum kiezen. Op die startdatum werd de knop omgezet en waren we met z'n allen vertrokken.

Habemo en ByondFiles

ByondFiles ondersteunt nu de volledige documentflow bij Habemo. Vanaf de aanmaak van een dossier door de calculators, tot de aanvulling ervan door verkopers, projectleiders en uitvoerders, blijft alles centraal en uniform gestructureerd.

Onze medewerkers zijn enthousiast over de eenvoud en snelheid van het systeem. Het team telt 22 bedienden, 22 arbeiders en 60 onderaannemers. Op de agenda staan nu In een tweede fase het workflow- en takenbeheer van ByondFiles en een koppeling met de Buildsoftware (ERP).

Bekijk Habemo